Adjoint(e) administratif(ve) et location résidentielle

Nous sommes une équipe jeune et en pleine croissance, passionnée par la création de communautés solides et par l’offre d’une expérience exceptionnelle aux locataires. La collaboration est au cœur de notre succès : chaque bail signé et chaque intégration réussie sont le fruit du travail d’équipe. Nous utilisons des outils modernes, partageons nos connaissances ouvertement et célébrons ensemble chaque étape importante.

Alors que nous poursuivons notre expansion, nous recherchons un(e) adjoint(e) administratif(ve) et location qui aime évoluer dans un environnement dynamique, qui valorise le travail d’équipe et qui prend à cœur de maintenir les opérations de location et d’administration fluides et efficaces.

Vous serez le soutien administratif de l’équipe, en appui à la fois pour la location et les opérations. De la préparation des dossiers d’application et des baux, à la coordination de l’intégration des nouveaux locataires, en passant par la facturation, les rapports et la conformité, vous veillerez à ce que chaque détail soit couvert. Votre travail garantira des dossiers exacts, des processus fluides et permettra à l’équipe de se concentrer sur l’occupation des immeubles et la satisfaction des locataires.

RESPONSABILITÉS

Coordination de la location

• Recevoir les prospects transmis par les agents de location et envoyer les applications via Building Stack dans les 24h.
• Vérifier les dossiers reçus, les documents et consigner les détails dans Smartsheet.
• Coordonner le processus d’approbation avec l’équipe des opérations et la direction au besoin.
• Préparer et envoyer les baux via Building Stack, en assurant exactitude et conformité.
• Suivre l’état des baux dans Smartsheet et tenir des dossiers clairs.
• Créer et gérer les tâches d’intégration dans Asana une fois les baux signés.
• Organiser la logistique des emménagements : collecte des documents requis, remise des clés/fobs, stationnement, et préparation des trousses de bienvenue.

Administration & finances

• Traiter et rapprocher les relevés mensuels de cartes de crédit.
• Gérer la facturation des services publics pour chaque immeuble et assurer le respect des échéances de paiement.
• Maintenir les dossiers numériques des locataires conformes aux politiques internes et aux exigences légales.
• Tenir à jour les tableaux de bord Smartsheet pour un suivi précis des rapports.
• Réaliser des tâches administratives générales pour assurer le bon fonctionnement quotidien des opérations.

Travail d’équipe & amélioration continue

• Travailler en étroite collaboration avec les agents de location pour maintenir la fluidité du pipeline.
• Soutenir la direction avec les rapports, mises à jour et documentation.
• Proposer des pistes d’amélioration des processus (automatisation, checklists, nouveaux outils).
• Participer aux réunions d’équipe hebdomadaires pour aligner les objectifs d’occupation, les finances et la satisfaction des locataires.

PROFIL RECHERCÉ

• 1 à 3 ans d’expérience en administration, coordination de location ou soutien en gestion immobilière.
• Sens du détail et grande rigueur organisationnelle.
• Joueur(se) d’équipe avec d’excellentes habiletés en communication (bilingue FR/EN : un atout).
• À l’aise avec la technologie : Building Stack, Asana, Smartsheet, HubSpot (niveau de base).
• Proactif(ve), ingénieux(se) et orienté(e) amélioration continue.
  
  

Rémunération